Es kommt durchaus vor, dass sich in manchen Betrieben der Einsatz von Automatisierungssoftware kaum lohnt. Das ist vor allem dann der Fall, wenn vorab konzeptionelle Fehler begangen oder bestimmte Kostenpunkte nicht richtig eingeschätzt wurden. Damit Ihnen das nicht auch passiert, hat AmdoSoft ein paar Tipps zum Thema RPA und Kosten zusammengestellt.
Was kostet RPA im laufenden Betrieb?
Bereits vor dem allerersten Testlauf sollte so deutlich wie möglich sein, was genau der Einsatz eines RPA-Bots eigentlich kostet. Damit sind aber nicht nur die reinen Anschaffungskosten gemeint, sondern auch alle damit verbundenen Ausgaben. Dies wiederum kann eine ziemlich komplexe Angelegenheit sein. Schliesslich kommt es auf die Art der Prozesse, den Digitalisierungsgrad und nicht zuletzt die infrastrukturellen Voraussetzungen an. Neben den Kosten für den laufenden Betrieb, die Wartung und die Schulungen der Mitarbeiter sollte zudem an eine mögliche Ausweitung des Services in der Zukunft gedacht werden. Nur Lösungen, die flexibel skalierbar sind, können mit geringen Kosten auf weitere Prozesse oder Quantitäten ausgedehnt werden. Die wichtigsten Eckpunkte für jeden RPA Kostenplan stellen wir nun kurz vor.
Beratung, Bereitstellung und Lizenzen
Den Anfang machen die initialen Kosten für die professionelle Beratung und anschliessende Bereitstellung einer möglichst massgeschneiderten RPA-Lösung. Ein erfahrener Anbieter bespricht mit Ihnen Ihr Vorhaben und stellt die am besten passende Lösung bereit. Zugleich müssen interne Ressourcen bereitgestellt werden, um lohnende Prozesse zu finden und Strukturen auf ihre Automatisierbarkeit zu überprüfen. Die eigentliche Bereitstellung der technischen Lösung verursacht Anschaffungskosten sowie in vielen Fällen Lizenzierungskosten für einzelne Bausteine des jeweiligen Produktes.
Infrastruktur-Anpassungen
Ein grosser Vorteil von RPA-Lösungen ist seine einfache Implementierung. Er ahmt den menschlichen Benutzer nach und kann daher auf so gut wie jeder Oberfläche agieren, auf der auch ein Mensch agieren kann. Trotzdem kann es sein, dass die betriebseigene Infrastruktur angepasst oder modernisiert werden muss. Oft kann es sogar Sinn ergeben, dringend notwendige Digitalisierungsschritte vorab zu tätigen, um dann auf moderner Infrastruktur RPA laufen zu lassen. Dies kann womöglich Investitionen in Hardware und/oder Software nötig machen.
Schulung
Wenn die Geräte fit sind für RPA, müssen es natürlich auch noch die Mitarbeiter werden. RPA Lösungen sind glücklicherweise sehr simpel und anwenderfreundlich und können auch ohne weitreichende IT-Kenntnisse genutzt werden. Trotzdem gibt es stets einen gewissen Schulungs- und Einweisungsaufwand, damit das Personal mit den neuen digitalen Kollegen vertraut gemacht werden kann.
Laufender Betrieb, Wartung und Support
RPA Bots machen ihre Arbeit an sieben Tagen in der Woche, 24 Stunden am Tag und ohne Urlaub oder Krankheitsfälle. Das heisst aber nicht, dass es nicht trotzdem einen gewissen Wartungs- und Supportaufwand gibt. Dieser mag gering sein, sollte aber dennoch mit eingepreist werden. Das Gleiche gilt für den professionellen Support des jeweiligen Anbieters, falls Hilfe bei der Nutzung nötig ist.
Skalierung
Ein ganz wichtiger Punkt bei der Kosteneinschätzung von RPA-Lösungen ist die Fähigkeit zur Skalierung. In vielen Fällen fangen Unternehmen klein an, erkennen das Potenzial von RPA und wollen dann immer mehr Prozesse automatisieren. Das geht am besten, wenn die gewählte Lösung von vornherein problemlos skalierbar ist. Ist dem so, fallen die Kosten wesentlich geringer aus als bei Insellösungen, die unabhängig voneinander einzeln implementiert werden müssen.
Betriebsausgaben vs. Einsparpotential
Wie bei jeder Anschaffung und jeder Neueinstellung von Personal sollte auch bei RPA Bots der wirtschaftliche Nutzen die Kosten klar übersteigen. Das geht allerdings nur bei einer soliden und vor allem ehrlichen Einschätzung der Kosten und des RoI. In den allermeisten Fällen fällt das Urteil jedoch zugunsten der RPA-Lösung aus. Nicht zuletzt deshalb steigen die Investitionsraten in Automatisierungslösungen nach wie vor rasant an.